青岛市安徽商会档案管理规定

（2012年2月18日经商会第一届第一次会长办公会会议审议通过）

 

 

第一条  为了加强青岛市安徽商会的档案管理，提高档案的服务和利用水平，根据国家《档案法》、《青岛市档案管理条例》等法律、法规和《青岛市安徽商会章程》规定，制定本规定。

第二条  本规定所称的档案，是指青岛市安徽商会（以下简称商会）在日常工作和开展的各项活动中形成的具有利用和保存价值的各类文字、图表、音像等形式的真实记录。

第三条  本商会须加强对档案管理工作的领导，明确档案管理的职能部门，指定档案管理的责任人员，并为档案管理提供相适应的工作条件。

第四条  本商会档案管理，坚持统一标准，科学分类，集中管理，完整安全和使用方便的原则。

第五条  本商会档案管理工作在秘书长的领导下，以本商会综合协调部为档案管理的职能部门，并指定专人负责；本商会机关其他各部门工作人员须按档案管理工作的标准和要求，保管、使用好本岗位的档案，每半年应向档案管理职能部门移交一次，每年年终应办理年度总移交。

第六条  档案管理职能部门应当履行下列职责：

（一）贯彻、执行档案管理工作方面的法律、法规和国家有关政策，建立健全档案管理各项制度；

（二）统筹规划并负责档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计以及开发、利用等工作，保证档案资料的完整、准确与安全，积极利用档案为本商会和会员开展工作提供服务;

（三）对本商会机关各部门档案的形成、积累和归档工作进行监督与指导；

（四）直接负责本商会开展的重大商务活动、重要调研工作以及本商会与境内外重要财团、商社、企业、社团等组织的交往、联系活动中的档案记录、收集、整理、归档和保管工作；

（五）本商会变更、终止后的档案处置工作；

（六）其他应当履行的职责。

第七条  本商会机关各部门须负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

第八条  本商会机关各部门应将档案的形成、整理和归档工作列入其职责范围、工作计划和各工作人员的岗位责任。

本商会开展重大活动或发生重大事件时，相关责任部门应指定人员负责文件资料、摄录像、录音、实物等的收集、整理和归档工作。

本商会人员因公外出学习或考察调研，所获取的材料或所购买的资料、书刊等，应在外出活动结束后10日内向档案管理人员办理移交登记手续，经档案管理人员接收，并在所发生的差旅费用或购买凭证上签字后，财务人员方可办理外出费用报销手续。

第九条 本商会档案的归档范围按下列规定执行：

（一）本商会及其机关各部门形成的文字、文件等档案材料；

（二）本商会收到或获得的各级党委、政府及其有关部门，其他单位、组织予以的具有使用、保存价值的文字、文件等档案材料；

（三）本商会的分支机构或派出机构所传递、移交的文字、文件等档案材料；

（四）本商会与各会员之间开展的交流，举办有关活动，实施有关合作而形成的文字、文件等档案材料；

（五）本商会举办重大的商务活动，重要调研工作，对外重大交流和交往等活动中形成的文字、文件等档案材料；

（六）本商会重组、合并、分立、解散、终止或变更产权过程中形成的文字、文件等档案材料。

前款所列的档案材料，包括纸质文件、表图；储存电子文件的光盘、磁带、磁盘（相应的软件和文字说明）、录音带、录像带；照片、底片、数码光盘；实物以及其他有使用和保存价值文件、资料和物品等。

本条所列之外的，可以参照青岛市档案局《文件材料归档办法》执行；其中电子文件归档与电子档案管理，可以参照青岛市档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》执行。

第十条 本商会须保持档案之间的有效联系，便于管理与利用。应根据档案内容及形成的特点，对档案进行科学分类与编号，便于检索与查找。

第十一条  本商会应根据需要，配备档案橱、柜等实施，并采取防盗、放火、防潮、防光、防高温、防污染等安全措施；对珍贵重要或有密级的档案应采取专门措施保存。

第十二条  本商会档案保管期限，依据其利用和保存价值划分。凡是反映本商会主要职能活动和基本历史面貌，需要长久利用的，定为永久保存；凡是在相当长时间内本商会需要查证、利用的，定为长期保存；凡是仅在较短时间内需要查证、利用的，定为短期保存。短期的以本商会换届为期；长期的以本商会终止为期；永久的应移交给青岛市档案管理部门保存。本商会应定期鉴定已超过保管期限的档案，并进行处理。

第十三条 本商会建立档案统计台帐，按年度对档案管理的基本情况，即档案种类、数量，档案提供、利用及其效果等方面情况进行统计。

第十四条 本商会档案对外出借，须经本商会秘书长以上的领导批准后，方可办理借阅手续，并按规定期限索回。

第十五条 本商会财务档案的管理，按国家财政部和国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》第六条规定，即各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册等要求执行，具体由本商会财会人员负责。

第十六条 本商会的档案管理人员，应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，保证档案的安全。

第十七条  本商会的档案管理人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。本商会工作人员调离时，须将档案资料全部移交给本商会负责档案管理的部门验收，经本商会秘书长以上领导同意后，方可办理调离手续。

第十八条  违反本规定，造成档案损失的，由本商会予以批评、警告，并追偿损失；情节严重触犯法律的，依法追究法律责任。

第十九条  本规定有与法律、法规不一致的，从法律、法规规定。

第二十条  本规定具体应用中的问题，由本商会会长办公会负责解释。

第二十一条  本规定经本商会会长办公会审议批准后，自2012年3月1日起施行。